オンライン予約について  Regarding Online Appointment Booking

2020/6/5
 

在シドニー日本国総領事館の管轄区域はニューサウスウェールズ州及び北部準州(ノーザンテリトリー)です。

※ニューカレドニアは、在シドニー日本国総領事館が領事業務を遂行しています。

オンライン予約優先制について   Details regarding Online Booking Priority System to schedule a visit


予約優先制の導入
領事サービスの利便性向上と領事待合室の混雑防止の観点から、6月3日(水)より領事窓口のオンライン予約優先制を導入することといたしました。
 「予約優先制」とは、混雑する時間帯のご来館を分散し、できるだけ来館者の皆様の待ち時間を短縮させることに加え、非予約の来館者の方が来ることも想定し、厳密な時刻ではなく30分単位の時間枠を設定し、予約の時間に幅を持たせる事でスムーズなサービスを提供する予約方法です。 
Introduction of BOOKING PRIORITY SYSTEM
We have decided to introduce “Booking Priority System” from Wednesday 3rd June for our better service and to prevent from overcrowding in the waiting room.
“Booking Priority System” is the ways to equalise the numbers of visitors depending on the time to prevent from overcrowding, to reduce the waiting time, and to provide our services smoothly by setting the 30 minute-booking time slots to have time to spare to serve the visitors without the appointment bookings.


下記領事手続きについて、オンラインによる来館予約をご利用いただけます。
The online appointment bookings are available to schedule a visit us for the following Consular services.

< 「オンライン予約優先制」対象の領事手続き >
● パスポート申請
● 警察証明書申請
● 各種証明書申請(在留証明、署名証明、出生証明、婚姻証明等)
● 届出(出生、婚姻等の戸籍関連の届出、国籍喪失等の国籍関連の届出)
● ビザ申請(外国籍者の日本入国のためのビザ)

< Available Consular services for "Online Booking Priority System">
● Passport application
● Police certificate application
● All certificate applications - Certificate of Residence, Signature, Birth, Marriage and others
● All registrations - Birth, Marriage, and other registrations related to the family register, and registrations related to the nationality such as Loss of Japanese nationality.
● Visa application for non-Japanese nationals to enter Japan


※交付(申請後のパスポート、証明書等の受取)については、来館の予約は必要ございません。
NOTE: Bookings are not required to visit us to COLLECT your passport or certificates after the application.



予約にあたっては、まず下記「利用規約」及び「プライバシーポリシー」をよくお読みの上、本ページ下の 「予約する」 ボタンを押し、外部リンク先の予約フォームをご提出ください。
To proceed the booking online, please read “Terms and Conditions” and “Privacy Policy” below carefully, click "PROCEED TO BOOKING" button at the bottom of this page, and submit the booking form on the external booking website.



   利用規約 Terms and Conditions   

  • 予約は外部委託業者(サードパーティ)のウェブサイト上での手続きになります。個人情報の入力は最小限にとど めております。
    You are redirected to complete the booking form on the external third-party online booking website. It is minimised to input the personal information on the site.

  • 予約は来館日の前日(16 時まで翌日の予約可)から3ヶ月先までご利用いただけます。当日の予約はできません。 ※緊急の場合はどうぞご相談ください。
    Bookings can be made 1 day (possible to book by 4pm for the next day appointment) to 3 months in advance. You cannot book for a visit on the day. In case of any emergency, please contact us.

  • 予約は先着順になります。また、予約枠には限りがございますので、ご希望に沿えないことがございますことをご 了承ください(画面上、予約可能な日時のみ、表示されます。)。
    The appointment system allocates slots on a first-come- first-served basis. Limited slots are available per time and there is no guarantee that a slot will always be available for your first choice. Only the available day and time are displayed.

  • 予約されずにご来館の場合でもお受けできます。ただし、予約された方の手続きを優先させていただきますので、待ち時間短縮、社会的距離(Social Distancing)ルール実行のためにも、予約されてのご申請にご協力いただきますようお願いいたします。
    We accept the applicants WITHOUT bookings. However the appointed applicants must be prioritised. Please understand that and corporate to make a booking in order to reduce the waiting time and to practice social distancing.

  • 来館当日は、予約時刻の10分前からチェックインいただけます。10分以上前に到着された場合、館内待合室(また は別室)でお待ちいただけますが、10分前になりましたら、番号札発券機にて必ずチェックインされ、番号札をお取 りの上、順番をお待ちください。
    ※Social Distancing ルールによる待合室混雑回避のため、できるだけご予約時間に合わせ、ご来館いただきますようお願いいたします。
    You may check-in 10 minutes prior to your appointment time. If you arrive too early, you may still enter and wait in the waiting room (or another room) without checking-in. But when the time comes, please make sure to check-in and get a ticket.
    *To prevent the waiting room from over crowed to practice social distancing, please try to come just in/on time.

  • 予約時刻から 30分経過した場合、予約は自動的にキャンセルされます。
    If you are late 30 minutes, the booking will be automatically canceled.

  • 重複予約(ダブルブッキング)はできません。
    You cannot make a duplicate appointment.

  • 予約日時を変更されたい場合、既存の予約をまずキャンセルされ、新規にご予約ください。既存の予約をキャンセルせずに、変更したい日時を先にご予約することはできませんのでご注意ください(システム上重複予約となります)。
    To reschedule the appointment date or time, please cancel the existing booking first and please make a new booking. Without canceling it, the system will not allow you to make a new booking as a duplicated booking.

  • もし予約日時にご来館が難しくなった場合、オンラインにて日程変更またはキャンセル願います。急な場合やオン ラインでの手続きができない場合はお電話にてご連絡ください。
    If you cannot visit in time of the appointment, please reschedule or cancel the booking online. If it cannot be done online or in a too sudden case, please call us.

  • ご家族一緒に来館される場合、1人分(1枠分)のみご予約ください。
    Please make only 1 booking for family members or partners.

  • 複数の手続きがある場合、いずれか1つの項目をご予約ください。ご来館時、実際の手続きの際、対応する職員に必要な複数の手続きについてお伝えください。
    If you have multiple applications, please book only one of the applications to schedule a visit. Please let us know that you have several applications when we serve you in the office.

    例)お子様のパスポート申請とご自身の在留証明書、署名証明書が必要な場合
    → パスポート申請か、各種証明のどちらか一方でご予約ください。

    Example)
    Your son needs to renew his passport and you need a Certificate of Residence & Signature.
    Please book either “Passport application” or “Certificate application”.

  • 予約される前に、必ず手続きに必要な書類を確認され、予約当日、忘れずにすべての書類をお持ちください。
    Before making a booking, please check the required documents and ensure you will bring them to the Consulate on the date of your appointment.

  • 手続きに必要な書類が不足の場合、受理できず、改めてご来館いただくことになりかねません。今一度、必要書類 をお確かめの上、ご来館ください。
    Incomplete required documents will not be processed and you may be required to come back with a new appointment at a later date. Please make sure to check and prepare for all the required documents before visiting us.



  •    プライバシーポリシー Privacy Policy   

    在シドニー日本国総領事館では、当サイトをご利用される方のプライバシー及び個人情報の重要性を認識し、適切に 取り扱い、プライバシーポリシーとして下記のとおり運用いたします。
    Your privacy and personal information are important to the Consulate-General of Japan in Sydney and we are committed to handling your personal information in a responsible way.

  • 外部委託業者(サードパーティ)予約サイト Third party booking site
  • 当館ではオンライン予約管理にあたり、外部委託業者のウェブサイト及びソフトウェアを利用しております。氏名、 連絡先を含む利用者の個人情報は外部委託業者のオンライン予約サイトを通し、当館が収集しております。予約手続きを進められた場合、当館に代わり外部委託業者が予約目的で個人情報を収集することに利用者が同意されたものと みなされます。
    The Consulate-General of Japan in Sydney uses a third-party website and software to manage appointment bookings. Your personal information, including your name and contact details, will be collected by the Consulate via the third party website to book your appointment. By proceeding with this booking, you are consenting to the collection of this information by the third-party on behalf of the Consulate for booking purposes.

  • 利用目的 Purpose of use
  • 予約手続きを通じて得られた情報は予約及び領事手続き目的にのみに利用、保存されます。
    The information acquired through this booking process will be used and stored for booking and visa processing purposes only

  • 情報収集 Information collection
  • オンライン予約の際、利用者によって提供されたすべての情報は領事館員、関連委託業者及び法令に基づく開示要請があった場合の法執行機関によってのみ保存、伝達、共有されます。
    All information submitted by the user while scheduling an appointment online may be stored, transferred and shared by Consulate staff with any of its affiliated agencies, partners and any law enforcement agencies as would be required under law.

  • 利用及びの提供の制限 Limitations on use and provision
  • 法令に基づく開示要請があった場合、不正アクセス・脅迫等の違法行為があった場合、その他特別の理由のある場合を除き、収集した情報を予約目的以外の目的のために自ら利用し、または第三者に提供いたしません。ただし、統計的に処理された当サイトのアクセス情報、利用者属性等の情報については公表することがあります。
    Except in cases of legal disclosure requests, illegal access, threats and other unlawful act or other special reasons, the information acquired will not be used by the Consulate for any purposes other than booking or visa processing nor will it be provided to any third-party. However, statistical information regarding access to the website or generic information on users' attributes may be made public.

  • 安全確保の措置 Measures to ensure security
  • 当館は収集した情報の漏えい、滅失またはき損の防止のため、またその他収集した情報の適切な管理のために、SSLプロトコルの利用を含む、必要な措置を講じます。
    The Consulate takes every necessary measure to manage acquired information appropriately, including through use of Secure Sockets Layer (SSL) protocols to prevent the leakage, loss or destruction of acquired information.

  • 個人情報の開示 Disclosure of personal information
  • 法令に基づく開示請求があった場合を除き、オンライン予約による個人情報の開示請求には応じられません。
    We will not respond to requests for the disclosure of personal information of booking system users, except in cases of legal disclosure requests.

  • 免責 Indemnity
  • 当館は予約サイトを通じて収集された個人情報の保護には最善を尽くしておりますが、データ保護やセキュリティ対策において、絶対に安全とは言い切れません。そのため、セキュリティ対策に万全を期しておりますが、収集された情報の安全性のついては、特にインターネットを通じた通信が係ることもあり、保証できかねます。 また、いかなる場合においても、当館ウェブサイトまたはオンライン予約サイト、さらにそのサイトを使用すること に起因して発生する直接的、間接的損害、または付随的、結果的損害(逸失利益、ビジネスの中断、システムプログ ラムおよび情報の損失を含むがこれに限らない)に対して、一切の責任は負えません。
    The Consulate endeavors to secure the personal information collected through the booking website. However, no data protection or security measures are completely secure. Despite all the measures we have put in place, we cannot guarantee the security of your information, particularly in relation to transmissions over the internet. In no event will the Consulate-General of Japan in Sydney be liable for damages of any kind, including without limitation, direct or indirect, incidental or consequential damages (including, but not limited to, damages for lost profits, business interruption and loss of programs or information) arising out of the use of or inability to use the Consulate’s website or the online booking website, or any information provided on the website.





    予約方法 Booking Procedure

    「利用規約」及び「プライバシーポリシー」をよく読まれた上で、本ページ下方の「利用規約及びプライバシ ーポリシーを読み、同意します」のチェックボックスにチェックを入れてください。 チェックを入れますと、「予約サイトに進む PROCEED TO BOOKING」のボタンが有効化されますので、 そのボタンを押し、予約手続きサイト(外部リンク)にお進みください。
    After having read "Terms and Conditions" and "Privacy Policy" above, please tick the check box "I have read and agreed" down below. By ticking the check box,"予約サイトに進む PROCEED TO BOOKING" button will be clickable so please click the button to proceed to booking. You are redirected to the external online booking website.


    予約フォームの記入・提出方法 How to fill out and submit the online booking form

    予約サイトは英語表記になります。予約フォームも英語で入力してください。
    The online booking site is written in English. Please fill it out in English.

    1. 「CUSTOMER DETAILS」を入力 Fill out the “CUSTOMER DETAILS”.

    2. 「Type of Services」(手続き項目)、来館日時を選択 Select Type of Services, and Date and Time from the drop-down menu

    Type of Services (各手続き項目)は下記のとおりです。お間違えないようお選びください。
    Please make sure to select “Type of Service” correctly.

    ●パスポート申請:Passport Application (Japanese national only)
    ●警察証明書申請:Police Certificate Application
    ● 各種証明申請(在留証明、署名証明、婚姻証明、出生証明等の身分事項証明、その他証明):Certificate of Residence, Signature & Others
    ● 戸籍(出生届、婚姻届等)・国籍(国籍喪失届等)関連の届出:Registration of Birth, Marriage & Others
    ●ビザ申請(外国籍者の日本入国ビザ):Visa Application


    ※複数の手続きのため来館される場合、いずれか1つの項目を選びご予約ください。また、ご家族ご一緒に手続きされる場合も1名(1枠)分のみご予約ください。
    If you have multiple applications, please book only one of the applications to schedule a visit. Also family members and partners can make only 1 booking.

    予約日(Appointment Date)と予約時間(Appointment Time)は、予約可能な日時のみ表示されます。
    Only the available date and time are displayed.


    3. 入力確認チェック Verification
    「Verification」の「私はロボットではありません」チェックボックスにチェックを入れ、続く質問にお答えくださ い。
    Please tick the verification checkbox and answer the following question.


    4. 予約フォーム提出(Submit)Submit the booking form
    質問解答後、「SUBMIT」ボタンを押し、予約手続き完了です。
    After answering the verification question, please click “SUBMIT” button to complete the process.


    5. 予約番号の確認 Check the booking reference number
    「Submit」ボタンを押し、予約が完了すると、すぐに画面に予約番号(例 SYD03333333333)が表示されます。その番号のスクリーンショットを撮られるか、または正確に番号をメモしてください(予約確認の E メールも自動送信され ます。)。入館の際、番号札発券機の画面に予約番号の入力が求められます。
    Please check your booking reference number. When you click “SUBMIT” button, the booking will be completed and the confirmation prompt message will be popped up with a unique booking reference number SYD03333333333. Please take the screenshot or write it down accurately as you will be required to input the number into the check-in Kiosk when you arrive at our office. The confirmation email will be also sent to your nominated email address.



    予約日時の変更及びキャンセル方法について How to reschedule or cancel your booking

    予約日、予約時間の変更をされたい場合、既存の予約を一旦キャンセルされ、新たにご予約ください。 既存の予約をキャンセルせずに、変更したい日時を先にご予約することはできませんのでご注意ください(システム上重複予約となります)。
    キャンセルは、予約完了時に送信される確認 E メール中のキャンセル用のリンク「clicking here」をクリックするこ とで実行されます。 もし予約確認メールが見つからない、またはキャンセルできない場合はお電話にてご連絡ください。

    To reschedule the appointment date and time, please cancel the existing booking first and please make a new booking. Without canceling the existing booking, the system will not allow you to book a new booking as a duplicated booking.
    You may cancel your existing booking by clicking “clicking here” link in the booking confirmation email first. If you cannot find the confirmation email or you have any difficulty, please contact us.


    ご来館時のご注意 Notes when you arrive

    ● チェックインについて Check-in
    入館時、番号札発券機(Kiosk)から番号札を取られ、番号が呼ばれるまでお待ちください。番号札を取られる際、発券機画面から手続き項目を選ばれると、予約番号の入力が求められます。予約番号を事前にご用意ください。
    Please check-in from the kiosk ticket machine to enter our office when you arrive. For that, you are required to select the type of service and input the booking reference number on the screen. Please prepare for the reference number beforehand. As a numbered ticket will be issued, please take it and wait until your number is called.

    番号札の取り方(申請の場合)

    How to take a ticket for "Application"

    番号札の取り方(届出の場合)

    How to take a ticket for "Registration"



    ●提出書類の準備 Ready to submit your documents

    手続きが無駄なくスムーズに進められるよう、お待ちの間、必要書類をすぐにご提出いただけるよう予めご準備いただけますよう、ご協力お願いいたします。 各種申請用紙は待合室にご用意しておりますので、ご記入が必要な方は、お待ちの間にご記入ください(当館ウェブ サイトから申請用紙のダウンロードが可能ですので、事前に記入された申請書をお持ちいただけますと幸甚です。)。
    Wile you are waiting for your turn, please be ready to submit the documents so that the application process will go more smoothly. Application forms are set on the table in the waiting room. Please fill out the application form if you have not completed it yet as well.


    ●入館時間 Check-in time
    チェックインの開始時間が、予約時刻の10分前になります。また30分過ぎますと、予約は自動的にキャンセルされてしまいます。 10 分以上前に到着された場合、館内待合室(または別室)でお待ちいただけますが、10 分前になりましたら、番号札 発券機にて必ずチェックインされ、番号札をお取りの上、順番をお待ちください。 ただし、Social Distancing ルールによる待合室混雑回避のため、できるだけご予約時間に合わせ、ご来館いただき ますようお願いいたします。
    You may check-in 10 minutes prior to your appointment time. After 30 minutes, the appointment will be automatically cancelled. If you arrive too early, you may still enter and wait in the waiting room (or another room) without checking-in. But when the time comes, please make sure to check-in and get a ticket. However to prevent the waiting room from over crowed to practice social distancing, please try to come just in/on time.






       予約する  BOOK NOW   

    「利用規約」及び「プラバシーポリシー」をお読みの上、下チェックボックスにチェックを入れ、「予約サイトに進む」ボタンを押してください。
    Please read "Terms and Conditions" and "Privacy Policy" above, tick the check box below, and click "PROCEED TO BOOKING" button to book the appointment.


    「利用規約」及び「プライバシーポリシー」を読み、同意します。
          I have read and agreed to "Term and Conditions" & "Privacy Policy".





    *外部委託業者(サードパーティ)予約サイトに移動されます。The link will direct you to a third-party online booking site.





      テクニカルサポート  Technical Support

          Email: support-appointment@bss.com.au

        ※予約サイトへの技術的アクセス不具合のみ Technical access issue to the booking site ONLY




      テクニカルではない一般的な予約に関するお問合せ先  Non-technical general booking inquiry contact

         在シドニー日本国総領事館-領事部  Consulate-General of Japan - Consular Section
              - Phone: 02-9250-1000
              - Eメール:cgryoji@sy.mofa.go.jp